Tietosuoja- ja rekisteriseloste

SERRE / METSÄNOMISTAJAT

Tietosuojaseloste 8.4.2022

Tämä tietosuojalauseke kattaa Kestävän Metsätalouden Yhdistys ry:n hallinnoiman sertifiointitietojen hallinnointiin kehitetyn sovelluksen “Serre” (jäljempänä̈ ”sovellus” tai ”palvelu”).

Käyttäjä antaa suostumuksensa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyynilmoittautuessaan sertifiointiin.

Kestävän Metsätalouden Yhdistys ry on sitoutunut suojaamaan sertifiointiin ilmoittautuneiden yksityisyyttä tietosuoja-asetuksen (2016/679) ja tietosuojalain (1050/2018), tietoyhteiskuntakaaren (917/2014) sekä̈muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjä

Kestävän Metsätalouden Yhdistys ry
Y-tunnus 2660820-9
Elimäenkatu 17-19
00510 Helsinki

Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Toiminnanjohtaja Maria Nyström
maria.nystrom@kestavametsa.fi
044 984 1412

Rekisteröity

Rekisteröidyllä tarkoitetaan alueelliseen PEFC-ryhmäsertifiointiin sitoutuneita metsänomistajia ja yrittäjiä, yrityksiä ja yhteisöjä (jäljempänä ”toimija”).

Rekisterin nimi

Serre

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on alueellisen PEFC-metsäsertifioinnin toteuttaminen,sertifiointiin sitoutuneiden metsänomistajien ja toimijoiden
tiedottaminen sekä sertifiointiin sitoutuneiden metsänomistajien ja toimijoiden tietojen ylläpito. Henkilötietojen käsittely perustuu sertifiointiin
ilmoittautumisen yhteydessä annettuun, tai jäsenyyden tai asiakkuuden yhteydessä annettuun suostumukseen.

Rekisterin tietosisältö

Henkilön/yrityksen yhteystiedot
Tilatiedot (kiinteistötunnus, tilan nimi, ha) sekä PEFC-ryhmäsertifiointialue
Sertifiointiin sitoutumisen päivämäärä (allekirjoituspvm/maksusuorituspvm)
Rekisterin ylläpitoon liittyvät tiedot (laskutus yms.)

Yrityksen/yhteisön yhteystiedot
Tieto yrityksen/yhteisön tarjoamista palveluista
Sitoutumispäivämäärä (allekirjoituspvm/ilmoittautumispvm)
Rekisterin ylläpitoon liittyvät tiedot (laskutus yms.)

Säännönmukaiset tietolähteet

Asianomaisen metsänomistajan tai toimijan toimittama ilmoitus metsäsertifiointiin sitoutumisesta. Tietoja saadaan myös niiden yhdistysten kautta, joiden jäsenyyden perusteella metsänomistajat ovat mukana sertifioinnissa sekä niiden yritysten kautta, joiden ilmoittamana metsänomistajat ovat mukana sertifioinnissa.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Puun tai vastaavan ostajalle ilmoitetaan, onko kyseessä oleva metsäomaisuus sitoutunut metsäsertifiointiin vai ei. Samat tiedot ovat saatavilla KMY-kyselysovelluksesta.

Sertifiointiin sitoutuneiden toimijoiden osalta työn tarjoajille annetaan tieto siitä, onko tämän kysymä yksittäinen toimija sitoutunut metsäsertifiointiin vai ei. Saman tiedon saa avoimesti PEFC Suomen ylläpitämästä PEFC-yrittäjärekisteristä.

Valtakunnalliseen toimijoiden PEFC-yrittäjärekisteriin siirretään yrityksen nimi ja yritystunnus.

Rekisterin sisältämiä tietoja voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle niiltä osin kuin se on PEFC-ryhmäsertifioinnin toteuttamiseksi välttämätöntä, kuten sertifioinnin edellyttämiin tarkastuksiin ja sertifioinnin vastaisten rikkomusepäilysten käsittelyyn esimerkiksi alueellisille sertifiointitoimikunnille, auditoijalle, tai viranomaisille.

Tietojen siirto EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle

Ei luovuteta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot ovat metsäsertifioinnista vastaavan yhdistyksen työntekijöiden, sekä rekisterin päivityksestä huolehtivan yrityksen työntekijöiden käytössä näiden tehtävien toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Ilmoittautumislomakkeet säilytetään Kestävän Metsätalouden Yhdistyksen toimistossa lukitussa ja paloturvallisessa tilassa. Sertifiointirekisterin tietokanta ja varmistukset ovat tietokoneissa ja palvelimissa, jotka on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin ja joiden palomuureista ja virustorjunnasta on huolehdittu asianmukaisesti. Tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Tietojen säilytysaika

Rekisterissä olevia tietoja säilytetään, kunnes on kulunut vuosi sen sertifiointikauden päättymisestä, mihin metsänomistaja tai toimija on ilmoittautunut. Tietoja voidaan säilyttää tätä pidempään siltä osin kuin se on sertifioinnin toteutuksen kannalta välttämätöntä. KMY:lle ilmoittautuneiden, sertifioinnista kesken kauden eronneiden metsänomistajien ja toimijoiden tiedot poistetaan rekisteristä vuoden kuluessa eroamisesta, mutta kyselysovelluksesta tiedot poistuvat 2 viikon kuluessa. Tietoja voidaan säilyttää tätä pidempään siltä osin kuin se on sertifioinnin toteutuksen kannalta välttämätöntä

Rekisteröidyn oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua, poistamista tai täydentämistä tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Pyyntö tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi

kmy